Chính sách Bảo mật thông tin khách hàng

CHÍNH SÁCH BẢO MẬT THÔNG TIN KHÁCH HÀNG

CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ SỐ TRẦN PHONG

Website: https://www.tranphong.com.vn
Website: https://www.banquyenmaytinh.vn

1. Mục đích và phạm vi thu thập thông tin

Công ty TNHH Thiết Bị Số Trần Phong thu thập thông tin khách hàng nhằm phục vụ hoạt động tư vấn, giới thiệu sản phẩm, tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng, giao nhận hàng hóa, thanh toán, bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật, chăm sóc khách hàng và giải quyết khiếu nại phát sinh trong quá trình giao dịch.

Thông tin có thể được thu thập bao gồm:

Công ty chỉ thu thập thông tin cần thiết cho mục đích đã thông báo và thực hiện việc thu thập, sử dụng, lưu trữ, cung cấp thông tin theo quy định pháp luật áp dụng.

2. Phạm vi và mục đích sử dụng thông tin

Thông tin khách hàng được sử dụng cho các mục đích sau:

  1. Xác nhận đơn hàng, liên hệ tư vấn, giao hàng và hoàn tất giao dịch.

  2. Thực hiện thanh toán, đối soát, xuất hóa đơn và các công việc kế toán liên quan.

  3. Thực hiện bảo hành, đổi trả, hỗ trợ kỹ thuật và chăm sóc khách hàng.

  4. Tiếp nhận, xác minh và giải quyết phản ánh, yêu cầu, khiếu nại hoặc tranh chấp.

  5. Phát hiện, ngăn ngừa hành vi gian lận, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng và Công ty.

  6. Thực hiện nghĩa vụ báo cáo, cung cấp thông tin theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

  7. Gửi thông tin về sản phẩm, dịch vụ hoặc chương trình ưu đãi khi có căn cứ phù hợp và đáp ứng các yêu cầu pháp luật áp dụng.

Công ty không sử dụng thông tin khách hàng cho mục đích trái pháp luật hoặc ngoài phạm vi đã thông báo mà không có căn cứ hợp pháp.

3. Cá nhân, bộ phận, tổ chức và cơ quan được tiếp cận thông tin khách hàng

Tùy theo mục đích xử lý và phạm vi công việc cần thực hiện, các cá nhân, bộ phận, tổ chức hoặc cơ quan sau đây có thể được tiếp cận thông tin khách hàng:

3.1. Cá nhân và bộ phận thuộc Công ty

a) Người đại diện theo pháp luật, người quản lý được phân quyền

Được tiếp cận thông tin trong phạm vi cần thiết để quản lý hoạt động kinh doanh, kiểm tra giao dịch, giải quyết sự cố, xử lý khiếu nại và thực hiện trách nhiệm quản lý của Công ty.

b) Bộ phận kinh doanh và tư vấn bán hàng

Được tiếp cận thông tin liên hệ, nhu cầu mua hàng, thông tin sản phẩm và đơn hàng để tư vấn, xác nhận đơn hàng, hỗ trợ khách hàng trước và sau khi mua hàng.

c) Bộ phận bán hàng trực tuyến và quản trị website

Được tiếp cận thông tin cần thiết để tiếp nhận đơn hàng, quản lý tài khoản khách hàng (nếu có), vận hành chức năng đặt hàng, xử lý yêu cầu hỗ trợ và khắc phục sự cố kỹ thuật.

d) Bộ phận kế toán và phụ trách hóa đơn

Được tiếp cận thông tin giao dịch, thanh toán, thông tin xuất hóa đơn và chứng từ liên quan nhằm thực hiện nghiệp vụ kế toán, đối soát và nghĩa vụ tài chính theo quy định.

đ) Bộ phận kho, giao nhận và bảo hành

Được tiếp cận thông tin cần thiết như tên, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng, thông tin sản phẩm và tình trạng bảo hành để chuẩn bị hàng, giao hàng, tiếp nhận sản phẩm bảo hành hoặc đổi trả.

e) Bộ phận chăm sóc khách hàng và xử lý khiếu nại

Được tiếp cận thông tin liên quan đến yêu cầu của khách hàng nhằm xác minh giao dịch, phản hồi, giải quyết khiếu nại và theo dõi kết quả xử lý.

g) Nhân sự công nghệ thông tin hoặc quản trị hệ thống được phân quyền

Được tiếp cận dữ liệu trong phạm vi cần thiết để vận hành, bảo trì, sao lưu, bảo vệ hệ thống và xử lý sự cố. Việc tiếp cận phải tuân thủ phân quyền và các biện pháp bảo mật của Công ty.

Việc phân công nêu trên là phạm vi tiếp cận theo chức năng dự kiến; Công ty chỉ cho phép người có nhiệm vụ và được phân quyền tiếp cận thông tin cần thiết, không mặc nhiên cho phép mọi nhân sự truy cập toàn bộ dữ liệu khách hàng.

3.2. Tổ chức cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho Công ty

Thông tin khách hàng có thể được cung cấp hoặc cho phép tiếp cận trong phạm vi cần thiết cho các tổ chức cung cấp dịch vụ có liên quan đến giao dịch hoặc vận hành website, bao gồm:

Các tổ chức này chỉ được tiếp cận thông tin trong phạm vi công việc thực tế, căn cứ vào giao dịch, thỏa thuận hoặc cơ sở hợp pháp tương ứng. Công ty không mặc nhiên khẳng định tất cả các đơn vị nêu trên đều đang được sử dụng; việc cung cấp thông tin chỉ phát sinh khi có nhu cầu thực tế và căn cứ phù hợp.

3.3. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Công ty có thể cung cấp thông tin khách hàng cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp hoặc khi pháp luật quy định Công ty phải cung cấp, bao gồm tùy trường hợp:

Việc cung cấp thông tin được thực hiện theo đúng thẩm quyền, phạm vi, trình tự và yêu cầu pháp luật áp dụng. Công ty không cung cấp thông tin tùy tiện hoặc chỉ dựa trên yêu cầu không có căn cứ phù hợp.

3.4. Trường hợp khách hàng đồng ý hoặc có căn cứ hợp pháp khác

Thông tin có thể được cung cấp cho tổ chức hoặc cá nhân khác khi khách hàng đã đồng ý hợp lệ, khi cần thiết để thực hiện giao dịch theo yêu cầu của khách hàng hoặc trong trường hợp pháp luật cho phép, yêu cầu.

Công ty không bán, trao đổi hoặc cho thuê thông tin cá nhân của khách hàng cho bên thứ ba vì mục đích thương mại trái pháp luật.

4. Thời gian lưu trữ thông tin

Thông tin khách hàng được lưu trữ trong thời gian cần thiết để thực hiện mục đích đã thông báo, xử lý đơn hàng, bảo hành, giải quyết khiếu nại, đối soát giao dịch và thực hiện nghĩa vụ pháp lý có liên quan.

Khi thông tin không còn cần thiết cho mục đích xử lý và không có nghĩa vụ lưu trữ hoặc căn cứ hợp pháp khác, Công ty thực hiện xóa, hủy hoặc ẩn danh thông tin theo quy trình phù hợp.

Thời hạn lưu trữ cụ thể được xác định theo từng loại dữ liệu, mục đích sử dụng và nghĩa vụ pháp luật tương ứng.

5. Biện pháp bảo vệ thông tin

Công ty áp dụng các biện pháp phù hợp để bảo vệ thông tin khách hàng, bao gồm:

Không có hệ thống lưu trữ hoặc truyền dữ liệu nào có thể được bảo đảm an toàn tuyệt đối trong mọi trường hợp. Công ty sẽ thực hiện các biện pháp cần thiết trong phạm vi trách nhiệm của mình khi phát hiện nguy cơ hoặc sự cố liên quan đến thông tin khách hàng.

6. Quyền và yêu cầu của khách hàng

Khách hàng có thể liên hệ với Công ty để yêu cầu thực hiện các quyền đối với thông tin cá nhân theo quy định pháp luật áp dụng, bao gồm yêu cầu xem xét, truy cập, chỉnh sửa, cập nhật, xóa thông tin hoặc rút lại sự đồng ý khi đáp ứng điều kiện áp dụng.

Công ty có thể đề nghị khách hàng cung cấp thông tin cần thiết để xác minh danh tính và giao dịch trước khi xử lý yêu cầu. Một số thông tin có thể phải tiếp tục được lưu trữ khi pháp luật yêu cầu hoặc khi còn căn cứ hợp pháp để lưu trữ.

7. Tiếp nhận và giải quyết yêu cầu, khiếu nại về thông tin

Khách hàng có thể gửi yêu cầu hoặc phản ánh liên quan đến việc thu thập, sử dụng, lưu trữ hoặc cung cấp thông tin qua các kênh liên hệ chính thức của Công ty:

Khi tiếp nhận yêu cầu, Công ty sẽ kiểm tra thông tin, xác minh nội dung cần xử lý, phản hồi khách hàng và thực hiện biện pháp phù hợp theo quy trình nội bộ và quy định pháp luật áp dụng.

8. Cập nhật chính sách

Chính sách này có thể được sửa đổi, bổ sung để phù hợp với hoạt động thực tế của Công ty và quy định pháp luật. Nội dung cập nhật sẽ được đăng tải trên website của Công ty.

Khách hàng nên kiểm tra chính sách định kỳ để nắm được nội dung đang áp dụng.